Pendant chaque période de vacances scolaires, une nouvelle version de Moncollege.essonne.fr est mise en production. Début novembre, c’est donc la version 1.19.5 de MonCollege.essonne.fr qui a été mise à disposition. Cette version très attendue apporte des corrections d’anomalies identifiées par les établissements et de nouvelles fonctionnalités dont un service d’exercices en ligne intégré.

Les nouvelles fonctionnalités

• Service d’exercices en ligne : TDBase

TDBase permet de mettre en ligne des séances de travaux dirigés ou des exercices. Il s’agit d’un service optionnel qui doit être activé dans la console d’administration par le référent ENT et/ou un membre de l’équipe de direction du collège.

Un sujet ou un exercice dans TDBase, est constitué d’un ensemble d’énoncés et de questions. Lors de l’élaboration du sujet, l’enseignant dispose d’un large éventail de types de questions :

L’enseignant peut alors créer autant de séances qu’il souhaite pour ses classes avec un sujet. Les élèves voient les séances à la date prévue sur la page d’accueil du service :

Ci-dessous un exemple d’exercice d’espagnol autour du tableau Guernica de Pablo Picasso :

Lorsque l’élève a terminé sa séance et enregistre son travail, la note est automatiquement calculée. Selon le choix de l’enseignant l’élève pourra ou pas soumettre l’exercice plusieurs fois pour obtenir l’ensemble des points.

Les enseignants peuvent également créer des activités dans les cahiers de textes de classes à partir d’une séance de TDBase.

La séance sera alors visible sous forme de lien dans l’activité du cahier de textes. Il faut ensuite publier le lien et l’activité pour la mettre à disposition des élèves.

De plus, TDBase permet aux enseignants de partager leurs ressources (sujets, exercices) avec tous les autres enseignants de l’ENT et d’utiliser celles que les autres enseignants ont partagé.

• Ajout du bouton d’aide dans la console d’administration

Le manuel de la console d’administration est maintenant disponible depuis un raccourci :

• Export Notanet

Pour les établissements qui utilisent les modules de vie scolaire intégrés à MonCollege.essonne.fr, il est désormais possible de faire des exports vers Notanet depuis le menu du service Notes :

• Mise en place des mécanismes de synchronisation UDT (UnDeuxTemps)

Pour les collèges utilisant le logiciel d’emploi du temps UDT, il sera bientôt possible de réaliser une mise à jour directe entre UDT et Moncollege.essonne.fr. Cette manipulation se fera très simplement depuis le logiciel UDT. Elle permettra de faciliter la mise à jour des services liés à l’emploi du temps : Absences, Notes, Agenda de classe, Cahier de textes et depuis cette nouvelle version, TDBase.

Pour les établissements n’utilisant pas UDT, il est toujours possible d’utiliser le service d’import du service scolarité en décochant la case « UnDeuxTemps 2013 » (cf. Ci-dessous) :

Cette fonctionnalité est actuellement en cours de tests. Nous vous donnerons plus d’informations sur sa mise à disposition ultérieurement. Vous pouvez cependant contacter votre correspondant pour manifester votre intérêt car la fonctionnalité nécessite une activation de la part du Conseil Général.

Correction de dysfonctionnements

Des travaux importants sont en cours pour corriger des anomalies majeures et améliorer l’utilisation de l’ENT pour les collèges. La liste ci-dessous présente les principaux problèmes corrigés par l’installation de la version 1.19.5 :

Service Réservation de ressources

• Les administrateurs ont accès au paramétrage des types de ressources

Jusqu’à ce jour, lorsqu’un enseignant possédant des droits d’administrateur local voulait gérer les types de ressources dans le service « Réservation de ressources », il était nécessaire d’autoriser l’accès à tous les enseignants. Aujourd’hui, le fait d’être administrateur local lui permet d’y accéder par défaut, sans activation dans la console d’administration.

L’erreur qui s’affichait lors du changement de semaine dans le planning de réservation d’une ressources est corrigée

Gestion des sessions utilisateurs

• Prise en compte de l’expiration du temps de session

Lors d’une inactivité de plus d’une heure sur l’ENT, un message d’avertissement s’affichait mais la session n’expirait pas. Il était possible d’accéder aux données de la personne connectée précédemment si elle n’avait pas fermé le navigateur.

Désormais, au bout d’une heure d’inactivité, l’utilisateur est effectivement déconnecté.

• Correction d’un problème de déconnexion sur les services pédagogiques

Lorsqu’un utilisateur se déconnectait sans fermer le navigateur, l’utilisateur suivant pouvait accéder aux informations de l’utilisateur précédent dans les services Cahier de textes, Emploi du temps, Notes et Absences. Ce problème est maintenant corrigé.

Connecteur

• Le connecteur Universalis est de nouveau fonctionnel

L’évolution de l’ENT se poursuit. De nouvelles fonctionnalités et des corrections sont actuellement en cours de développement pour la prochaine version de MonCollege.essonne.fr, prévue pour les vacances de Noël.

Comme lors de chaque période de vacances scolaires, MonCollege.Essonne.fr fait peau neuve. La version de Noël 2013 (1.19.9) est une version corrective : elle est essentiellement composée de correction d’anomalies remontées par les utilisateurs. Plus globalement, un nouveau rythme de correction va être mis en place sur l’ENT jusqu’à avril prochain : une version corrective sera installée une fois par mois afin d’améliorer progressivement la solution en fonction des retours des utilisateurs. L’installation de nouvelles fonctionnalités reprendra pour les vacances de Pâques. Le but de cette nouvelle cadence est d’apporter de la stabilité à l’ENT.

La suite de cet article décrit les corrections contenues dans la version 1.19.9.

Correction de divers problèmes dans le service Actualités de l’univers Etablissement

Dans cette nouvelle version, une attention particulière a été portée aux problèmes liés au service Actualité. En effet, plusieurs collèges avaient remonté des dysfonctionnements sur ce service.

• Visibilité des actualités : certains utilisateurs ne voyaient pas les actualités qui leur étaient partagées. Ce problème est corrigé.

• Recherche d’utilisateurs pour définir les droits et permissions : une erreur survenait lors de la recherche d’utilisateur lorsqu’il n’y avait pas de critère de recherche sélectionné. Ce problème est corrigé.

• Visibilité d’actualités d’autres collèges par les administrateurs : dans le widget actualités de la page d’accueil de l’établissement, les référents voyaient toutes les actualités partagées avec les utilisateurs du collège, même si elles provenaient d’autres collèges. Maintenant, les référents ne voient plus que les actualités qui sont publiées par les membres du collège.

Corrections relatives au service Messagerie

• Affichage de la messagerie à la place de l’agenda : lors du premier clic sur le service Agenda, la messagerie s’affichait. Ce problème a été corrigé.

• Amélioration du widget messagerie : la présentation des informations dans le widget Messagerie a été modifiée.

Autres corrections

• Mon établissement :
  • Correction d’un problème de droit de lecture sur les contenus web de la page d’accueil qui n’avaient pas d’effet dans certains cas.
  • La modification de la couleur du widget actualités est maintenant prise en compte.
• Communautés :
  • Correction de la gestion des champs obligatoires lors de la création d’un sujet de discussion dans le service Forum. La mention « Requis » n’était pas présente pour le champ « Objet » bien qui s’agissait d’un champ obligatoire. De plus, le champ « Sujet » n’est plus copié dans le champ « Objet ».
  • Personnalisation des communautés : le problème d’ajout d’images dans le bandeau  est corrigé.
  • Une erreur empêchant la notification des nouveaux billets de blogs et forums a été corrigée.
• Mon ENT :
  • Le menu de recherche est désormais disponible dans l’univers Mon ENT.
  • Résolution du problème de recherche de cahier de textes.
• Aide :
  • Les boutons d’aide dans les modules de vie scolaire sont maintenant disponibles.
  • Les boutons d’aide ont été rectifiés dans TD Base.
• Divers :
  • Quelques corrections orthographiques.
  • Correction d’une erreur d’affichage sur la page de contact avec le navigateur Internet Explorer.
  • Console d’administration : correction de l’erreur sur les dates des fichiers de rapport pour les imports en masse.
  • Console d’administration : suppression du bouton Cellule Support qui apparaissait à tort dans certains cas.

Un nouveau service a récemment été ajouté à l’univers « Mon ENT ». Il s’agit de TD Base, un module pédagogique en ligne qui permet aux enseignants de créer des sujets de travaux dirigés pour leurs élèves. Ce module est utilisable dans toutes les disciplines et pour tous les types de travaux : devoir maison, devoir surveillé… Dans TD Base, les professeurs peuvent gérer et diffuser les sujets auprès des élèves et suivre leurs résultats.

Les avantages de TD Base

Le module TD Base présente plusieurs avantages :

• L’enseignant dispose d’un large éventail de types de questions à intégrer dans les sujets.

• Le service TD Base est lié au cahier de textes de MonCollege.essonne.fr. Les séances dans TD Base peuvent donc figurer comme activités dans le cahier de textes de l’ENT.

• L’enseignant peut partager les ressources pédagogiques qu’il a créées (sujets, items…) avec la communauté des enseignants des collèges de l’Essonne, et utiliser les ressources mises à disposition par ses collègues.

• L’enseignant peut constituer une bibliothèque de ressources réutilisables pour plusieurs classes ou groupes d’élèves. Les ressources sont conservées d’une année sur l’autre.

• Une liaison sera prochainement mise en place avec le service de notes de l’ENT : un sujet dans TD Base pourra apparaître comme devoir dans l’outil de notes, et les notes obtenues y seront automatiquement reportées.

Comment utiliser TD Base avec ses élèves ?

Voici un exemple d’utilisation de TD Base en classe par un professeur d’anglais. Suivez pas à pas toutes les étapes, de la création du sujet à la correction des copies.

1. L’enseignant crée un sujet de travaux dirigés

Dans l’univers « Mon ENT », l’enseignant accède au module TD Base.

a) Création du sujet

L’enseignant crée un nouveau sujet de travaux dirigés.

Dans le formulaire qui s’affiche, l’enseignant indique le titre du sujet, la matière et le niveau concernés. Il peut définir une durée de réalisation du sujet et y ajouter une description. Après avoir cliqué sur « Enregistrer », un message confirme la création du sujet.

b) Ajout d’items dans le sujet

L’enseignant doit ensuite ajouter des items à l’intérieur de son sujet. Il clique pour cela sur « Modifier le sujet » (1) puis sur « Ajouter un item » (2).

L’enseignant a la possibilité de créer un nouvel item, d’en rechercher un dans sa bibliothèque d’items ou dans les ressources que d’autres enseignants ont partagées avec lui, ou d’importer un quizz Moodle.

Plusieurs types d’items peuvent être ajoutés : énoncé, document ou questions de différentes natures (le détail est disponible dans le manuel utilisateur de TD Base).

Dans notre exemple, l’enseignant souhaite tout d’abord ajouter une question de type « Graphique à compléter ».

Il remplit le formulaire de création de la question : titre (1) et intitulé de la question (2) au minimum. Dans le champ « Réponse », l’enseignant charge l’image que les élèves devront annoter. En ajoutant des zones de texte sur l’image (3), il indique les mots à compléter.

L’enseignant veut ensuite ajouter une question de type « Association ». Il renseigne dans le champ « Réponse » les correspondances que les élèves devront établir. Dans cet exemple, il s’agit d’un exercice de traduction français-anglais.

Une fois les items ajoutés au sujet, l’enseignant peut définir le nombre de points attribué à chaque question.

c) Création d’une nouvelle séance de travail

Afin de faire travailler des élèves sur son sujet, l’enseignant doit créer une nouvelle séance.

La séance définit les modalités d’accès au sujet (date et horaire) et le groupe d’élèves concerné.

Dans le formulaire de création d’une séance, l’enseignant choisit la classe qui devra répondre au sujet. La liste des classes proposées correspond aux données de l’emploi du temps qui ont été importées par l’établissement.

L’enseignant a également la possibilité de faire travailler une classe à laquelle il ne donne pas de cours, en cliquant sur « Choisir une autre classe ou un autre groupe ». Il définit ensuite les dates et les horaires de la séance.

d) Ajout de la séance dans le cahier de textes

Si l’établissement a choisi d’utiliser le cahier de textes de MonCollege.essonne.fr, l’enseignant peut ajouter la séance TD Base comme activité dans le cahier de textes de la classe ou du groupe concerné. Cela permet aux élèves d’accéder facilement au sujet de travaux dirigés.

L’enseignant doit bien penser à publier l’activité dans le cahier de textes de la classe et le document associé (sujet TD Base) s’il souhaite que les élèves y aient accès.

2. L’élève réalise le devoir

a) Accès au sujet

L’élève accède au sujet via le cahier de textes de l’ENT (si son établissement a choisi de l’utiliser) ou en se rendant dans le module TD Base.

b) Réponse au sujet

L’élève répond aux questions du sujet et remet sa copie à l’enseignant.

3. L’enseignant corrige le devoir et suit le travail des élèves

Pour la plupart des questions (à l’exception des questions ouvertes et des documents à déposer), l’enseignant bénéficie d’une correction automatique dans TD Base. En consultant la séance, il accède à la liste des élèves de la classe et à la note automatique calculée par le module.

En cliquant sur « Corriger », l’enseignant visualise le devoir de l’élève. Il peut rédiger une appréciation et moduler la note à la hausse ou à la baisse.

Un manuel utilisateur sur TD Base est à la disposition des enseignants dans l’ENT. Ce guide détaillé leur permettra de découvrir et de maîtriser toutes les fonctionnalités de ce module.

Et maintenant, à vous de jouer !

Le collège Jean Moulin situé à La Norville appartient aux établissements de la vague 2. Les identifiants de connexion à l’ENT MonCollege.essonne.fr ont été distribués à toute la communauté éducative (enseignants, élèves, parents, etc.) pendant le premier trimestre de l’année scolaire 2013-2014.

Pour généraliser les usages, M. Abdelkrim Bouzidi, principal du collège, et M. Quentin Duvauchelle, principal-adjoint, ont initié une formation pour tous les personnels de l’établissement. Répartis en quatre groupes, les enseignants, les membres de la vie scolaire, la conseillère d’orientation psychologue, l’infirmière, le médecin scolaire et l’assistante sociale ont eu la possibilité de réfléchir aux usages pédagogiques autour de l’ENT tout en améliorant leur maîtrise de ses services.

Cette formation d’établissement est assurée par deux formateurs de la M.A.N.E. (Mission Académique pour le Numérique Éducatif) de l’académie de Versailles, Christine Fiasson et Nour Eddine El-Yazghi. Son contenu a été défini lors d’une concertation avec la commission TICE du collège Jean Moulin.

La formation se déroule sur une journée minimum et s’organise en plusieurs temps. Les professeurs et les personnels du collège utilisent d’abord une plateforme de formation pour comprendre l’organisation et le fonctionnement de MonCollege.essonne.fr. Des supports numériques comme l’image active ci-dessous sont utilisés pour accompagner la présentation et la manipulation des services de l’ENT.

Image active présentant la page d’accueil de l’ENT du collège Jean Moulin de la Norville. Cliquez sur les zones actives pour visionner les explications.

Chaque stagiaire peut ainsi se familiariser avec l’ENT MonCollege.essonne.fr et apprendre à maîtriser ses fonctions avancées.

La seconde partie de la formation permet aux enseignants de manipuler directement sur la plateforme de leur collège pour leur permettre de mettre en œuvre des usages concrets. Une communauté test est ainsi créée par les formateurs pour mettre en activité les groupes et montrer les nombreuses possibilités pédagogiques des outils de l’ENT (blog, forum, wiki, sondage, dépôt de documents, agenda, affichage de contenu web).

Légende : Capture d’écran de la communauté test du Groupe 4 pendant la formation du collège Jean Moulin.

L’accent est surtout mis pendant la formation sur les usages pédagogiques. Des exemples sont présentés et chaque professeur peut commencer à mettre en application les idées qui lui semblent pertinentes pour sa pratique en classe.

Extrait d’un diaporama de formation présentant des pistes pédagogiques avec l’ENT.

Voici quelques exemples de communautés créées et paramétrées pendant la formation au collège Jean Moulin :

• « English Team », un espace d’échange entre les professeurs d’anglais
• « School Trip », pour préparer et communiquer pendant le voyage à Londres des 3èmes
• « Classe de 3^e1 » où le professeur principal, M. Liennard, communique toutes les informations importantes à ses élèves
• « Maths 3e », une communauté où  les élèves de Mme Breton retrouvent exercices, ressources et compléments de cours

Communauté pour tous les élèves de 3^e de Mme Breton, professeure de mathématiques du collège Jean Moulin

La formation d’établissement « Usages des services de l’ENT » permet donc d’accompagner les équipes pédagogiques des collèges pendant le déploiement de MonCollege.essonne.fr.

Pour organiser une formation dans votre établissement, n’hésitez pas à consulter vos conseillers de bassin pour le numérique via l’équipe de direction du collège. D’autres formats peuvent être proposés en fonction des besoins des enseignants notamment en organisant la formation sur deux journées. L’atelier Canopé de l’Essonne est également disponible pour vous accompagner de manière individuelle tous les mercredis après-midi dans ses locaux à Evry.

Le collège Jean Moulin situé à La Norville appartient aux établissements de la vague 2. Les identifiants de connexion à l’ENT MonCollege.essonne.fr ont été distribués à toute la communauté éducative (enseignants, élèves, parents, etc.) pendant le premier trimestre de l’année scolaire 2013-2014.

Pour généraliser les usages, M. Abdelkrim Bouzidi, principal du collège, et M. Quentin Duvauchelle, principal-adjoint, ont initié une formation pour tous les personnels de l’établissement. Répartis en quatre groupes, les enseignants, les membres de la vie scolaire, la conseillère d’orientation psychologue, l’infirmière, le médecin scolaire et l’assistante sociale ont eu la possibilité de réfléchir aux usages pédagogiques autour de l’ENT tout en améliorant leur maîtrise de ses services.

Cette formation d’établissement est assurée par deux formateurs de la M.A.N.E. (Mission Académique pour le Numérique Éducatif) de l’académie de Versailles, Christine Fiasson et Nour Eddine El-Yazghi. Son contenu a été défini lors d’une concertation avec la commission TICE du collège Jean Moulin.

La formation se déroule sur une journée minimum et s’organise en plusieurs temps. Les professeurs et les personnels du collège utilisent d’abord une plateforme de formation pour comprendre l’organisation et le fonctionnement de MonCollege.essonne.fr. Des supports numériques comme l’image active ci-dessous sont utilisés pour accompagner la présentation et la manipulation des services de l’ENT.

Image active présentant la page d’accueil de l’ENT du collège Jean Moulin de la Norville. Cliquez sur les zones actives pour visionner les explications.

Chaque stagiaire peut ainsi se familiariser avec l’ENT MonCollege.essonne.fr et apprendre à maîtriser ses fonctions avancées.

La seconde partie de la formation permet aux enseignants de manipuler directement sur la plateforme de leur collège pour leur permettre de mettre en œuvre des usages concrets. Une communauté test est ainsi créée par les formateurs pour mettre en activité les groupes et montrer les nombreuses possibilités pédagogiques des outils de l’ENT (blog, forum, wiki, sondage, dépôt de documents, agenda, affichage de contenu web).

Capture d’écran de la communauté test du Groupe 4 pendant la formation du collège Jean Moulin.

L’accent est surtout mis pendant la formation sur les usages pédagogiques. Des exemples sont présentés et chaque professeur peut commencer à mettre en application les idées qui lui semblent pertinentes pour sa pratique en classe.

Extrait d’un diaporama de formation présentant des pistes pédagogiques avec l’ENT.

Voici quelques exemples de communautés créées et paramétrées pendant la formation au collège Jean Moulin :

• « English Team », un espace d’échange entre les professeurs d’anglais
• « School Trip », pour préparer et communiquer pendant le voyage à Londres des 3èmes
• « Classe de 3^e1 » où le professeur principal, M. Liennard, communique toutes les informations importantes à ses élèves
• « Maths 3e », une communauté où les élèves de Mme Breton retrouvent exercices, ressources et compléments de cours

Communauté pour tous les élèves de 3^e de Mme Breton, professeure de mathématiques du collège Jean Moulin

La formation d’établissement « Usages des services de l’ENT » permet donc d’accompagner les équipes pédagogiques des collèges pendant le déploiement de MonCollege.essonne.fr.

Pour organiser une formation dans votre établissement, n’hésitez pas à consulter vos conseillers de bassin pour le numérique via l’équipe de direction du collège. D’autres formats peuvent être proposés en fonction des besoins des enseignants notamment en organisant la formation sur deux journées. L’atelier Canopé de l’Essonne est également disponible pour vous accompagner de manière individuelle tous les mercredis après-midi dans ses locaux à Evry.

Une nouvelle version de MonCollege.essonne.fr a été installée juste avant la période de transition d’année scolaire. Plusieurs améliorations ont été apportées pour améliorer la navigation dans l’ensemble des services.

Nouvelle ergonomie de l’espace documentaire

L’interface de l’espace documentaire accessible à la fois dans l’univers de l’établissement, dans les communautés  et dans « Mon ENT » a évolué : pour visualiser directement l’ensemble des documents auxquels vous avez accès (fichiers personnels et fichiers partagés), la navigation se fait désormais dans l’arborescence du service.

Le service est organisé en 4 dossiers :

• Mon dossier : documents déposés par l’utilisateur dans son espace personnel (« Mon ENT »)
• Mes établissements : documents déposés dans l’espace documentaire de l’établissement (service « Documents » dans « Mon établissement ») et accessibles à l’ensemble des utilisateurs de l’établissement, tout profil confondu
• Mes communautés : documents déposés dans les communautés dont l’utilisateur est membre ou gestionnaire
• Documents : permet de consulter les documents récemment modifiés et/ou récemment ajoutés ainsi que les favoris

Vous pouvez ainsi consulter plus rapidement les documents sans avoir besoin de naviguer dans les communautés pour retrouver le contenu recherché.

En plus de la refonte ergonomique du module, le nouveau widget « Quotas » peut être ajouté dans l’univers « Mon ENT » dans le menu de personnalisation de la page. Il permet à l’utilisateur de connaître son niveau d’utilisation de l’espace de stockage de documents : 2 Go  pour les enseignants et les personnels, 100 Mo  pour les élèves, 20 Mo pour les parents.

Nouvelle ressource : la plateforme « stages 3e »

Une nouvelle ressource départementale est mise à disposition dans l’univers « Savoir », service « Ressources numériques » : il s’agit de la plateforme « stages 3^e » destinée à aider les élèves de 3^ème des collèges de l’Essonne à trouver un stage découverte en consultant les offres disponibles sur le site. Les entreprises déposent leurs offres de stages sur la plateforme ; les élèves peuvent ensuite répondre en postulant aux offres disponibles.

Léger rafraîchissement pour les outils de vie scolaire et le cahier de textes

• Scolarité

Il est désormais possible pour les référents ENT et les équipes de direction d’importer manuellement le fichier d’emploi du temps issu d’UnDeuxTEMPS (UDT) depuis le module «Emploi du temps » dans le service « Scolarité » (univers « Mon ENT »).  Dans le logiciel d’emploi du temps, le fichier est généré à partir de la commande Fichier – Publier vers l’ENT.

Par ailleurs, l’ordre des responsables des élèves (responsable 1 / responsable 2) est désormais pris en compte dans les modules de scolarité. Cela permet de gérer les champs « responsables » dans le paramétrage des courriers.

Grâce à la nouvelle fonction « voir les élèves archivés », il est également possible d’afficher dans le tableau de notes des enseignants les élèves qui ont changé de classe ou qui ont quitté l’établissement, ce qui permet de procéder à la saisie dans la partie « Synthèse ».

• Notes

La note de vie scolaire ne sera plus prise en compte dans la gestion des brevets et l’export vers Notanet.

• Absences

Les appels effectués sur des cours en groupe sont désormais pris en compte dans la fonction de suivi des appels oubliés.

• Cahier de textes

L’impression des cahiers de textes qui contiennent un tableau ou une URL dans la description d’une activité fonctionne désormais correctement.

Des corrections pour améliorer la navigation générale

Dans l’ensemble des services, des corrections mineures ont été apportées (présentées ici en synthèse)* :

• Des corrections ont été effectuées afin qu’il n’y ait plus de retour forcé à la page d’accueil lors de la navigation dans les différents services.

• Pour le profil parents, lors de la connexion, l’écran « Guest » ne s’affiche plus.

• Le clic sur un message dans le widget « messagerie » permet bien d’accéder au contenu sélectionné.

• Dans les communautés, plusieurs anomalies ont été corrigées au niveau de la gestion des droits :

• Tous les gestionnaires peuvent ajouter des documents dans les communautés.
• Les droits de visualisation des contenus web ont été modifiés : tous les membres d’une communauté voient l’ensemble des widgets ajoutés sur la page d’accueil de la communauté.
• La fonctionnalité de « glisser-déposer » dans l’espace documentaire a été améliorée.
• Le profil du rédacteur a été ajouté pour les publications dans le forum et dans le wiki.
• La gestion des utilisateurs supprimés ou en état de suppression a été améliorée dans plusieurs services (listes de diffusion, communautés, réservation de ressources).

A partir du 8 août, un certain nombre d’opérations techniques ont  été menées pour mettre en œuvre la transition d’année scolaire :

• Archivage des données de vie scolaire de l’année 2013-2014
• Arrêt de l’ENT et bascule technique
• Chargement automatique des comptes pour l’année 2014-2015

MonCollege.essonne.fr sera réouvert progressivement dans un premier temps aux personnels et aux enseignants (26 août) et ensuite aux élèves et aux parents (2 septembre).

Pour rappel, concernant les communautés créées manuellement en 2013-2014, elles ne seront plus accessibles à aucun membre ou groupe à l’exception du gestionnaire de la communauté et des administrateurs de l’établissement. Le gestionnaire de la communauté aura ensuite la possibilité de modifier les membres et les groupes en passant par le menu « gérer la communauté », « gestion des membres » pour donner accès à d’autres utilisateurs. Pour plus de détails sur le paramétrage des communautés, deux articles sont disponibles sur le site d’accompagnement : prendre en main le communautés  et la création des communautés, ce n’est plus automatique.

C’est donc la dernière ligne droite avant l’ouverture de MonCollege.essonne.fr à l’ensemble des utilisateurs : les administrateurs vont  pouvoir procéder aux vérifications et paramétrages de l’ENT pour qu’à partir du 2 septembre, les 100 collèges de l’Essonne puissent démarrer l’utilisation de MonCollege.essonne.fr.

* les notes de version sont disponibles ici : version 1.21 et version 1.22

Pendant les vacances de la Toussaint, des corrections ont été apportées  à MonCollege.essonne.fr pour améliorer la navigation et l’utilisation de certains services. L’objectif principal de la mise en ligne de cette nouvelle version était le rétablissement de l’accès simplifié aux contenus media et audio dans l’espace documentaire.

Dans cette nouvelle version, les corrections les plus importantes concernent le module Documents :

- La visionneuse est de nouveau fonctionnelle pour les fichiers suivants :

• MP3 pour les fichiers sons
• MP4 pour les vidéos
• SFW pour les animations Flash
• FLV pour les vidéos Flash

Les formats suivants sont déconseillés : format WAV et AVI

- Le permalien a été ajouté pour faciliter l’insertion d’un lien dans un wiki par exemple par copier-coller (1)

- Deux nouveautés ont été ajoutées :

• Fonctionnalité d’accès aux versions précédentes de téléchargement (2)
• Fonctionnalité d’ajout de commentaires (3)

- L’ajout d’un tiret dans le nom d’un dossier posait des problèmes d’affichage et d’accès aux documents dans la communauté. Ce problème est corrigé.

- Le temps d’affichage de l’ensemble des dossiers des communautés a été optimisé

Au niveau global, des opérations ont eu lieu pour améliorer le temps d’affichage des modules et la navigation dans les différents services :

- Mon ENT

• Correction de l’affichage du menu dans Mon ENT pour certains utilisateurs

- Communautés

• Amélioration de l’affichage du logo de la communauté
• Suppression des anciennes communautés dans les dossiers de l’espace documentaire : seules les communautés de l’année en cours sont affichées dans le service Documents
• Dans le wiki, le nom du dernier rédacteur est affiché

- Page d’accueil

• Les droits par défaut du widget « contenu web » permettent la visualisation du contenu pour tous les profils
• La notification des nouveaux messages est opérationnelle lors des changements et des rafraîchissements de pages

- Cahier de textes

• La création d’une activité depuis l’emploi du temps est correctement prise en compte (affichage dans l’emploi du temps et suppression du message d’erreur)

- Agenda

• L’import de contacts dans le carnet d’adresses a été corrigé
• L’import d’un fichier .ICS dans l’agenda fonctionne

Si vous souhaitez connaître l’ensemble des corrections prises en compte dans cette nouvelle version, vous pouvez consulter la note de version disponible ici

Au mois de septembre prochain, les collèges de l’Essonne découvriront une nouvelle version de MonCollege.essonne.fr : en effet, depuis le printemps dernier, le Conseil Départemental a lancé des travaux pour faire évoluer considérablement l’ENT. Cet article livre un premier aperçu de ce que les utilisateurs découvriront dès la rentrée.

Objectif n°1 : maintenir le haut niveau de fréquentation de MonCollege.essonne.fr

L’année scolaire 2014-2015 a vu la fréquentation de MonCollege.essonne.fr décoller avec un pic au mois de mars (plus de 350 000 visites). L’ENT est entré dans les habitudes des établissements : au mois de mars, chaque visiteur unique s’est connecté près de 4 fois par semaine à l’ENT. Au total, on comptabilise plus de 2,3 millions de visites depuis la rentrée de septembre 2014.

Afin d’assurer le maintien du nombre de visites et intégrer l’ENT dans le quotidien de tous les collèges, le Conseil départemental, en concertation avec ses partenaires, a décidé d’orienter les travaux sur la mise à disposition d’une solution plus stable et plus conforme aux attentes des établissements.

Objectif n°2 : prendre en comptes les retours des utilisateurs

Depuis le début du déploiement de MonCollege.essonne.fr, les collèges ont fait part de nombreuses demandes d’évolution de la solution. Pour être en mesure de répondre à ces demandes et faire évoluer rapidement l’ENT, une refonte technique de la solution a été nécessaire :

• Un ENT performant : les premiers travaux ont concerné le socle technique de la solution. MonCollege.essonne.fr s’appuie désormais sur des technologies identiques à celles des réseaux sociaux. L’ENT est ainsi plus performant, plus stable et capable de supporter une utilisation optimale dans les établissements. Le temps d’affichage et le chargement des pages est considérablement réduit.

• Un ENT centré sur l’utilisateur : chaque utilisateur retrouve sur sa page d’accueil les dernières informations qui le concernent. Il accède ainsi facilement et directement à tous les contenus publiés et partagés avec lui sans avoir besoin de naviguer dans l’ensemble des services de l’ENT.
• Une ergonomie plus adaptée aux usages : la version 2 de MonCollege.essonne.fr est simple et intuitive, les contenus sont plus visibles et accessibles en un clic sur la page d’accueil de l’ENT, les services sont regroupés dans un menu central de navigation (comme sur une tablette ou un smartphone).

• Une interface homogène pour faciliter la prise en main : les services de l’ENT ont maintenant tous le même fonctionnement avec un éditeur de textes commun à toutes les fonctionnalités, un espace de stockage centralisé et une fonction de partage identique dans l’ensemble des services.

Tous ces travaux ont pour but de renforcer les usages et proposer plus rapidement de nouvelles évolutions aux utilisateurs.

Objectif n°3 : encourager le développement des usages dans les établissements

L’une des grandes nouveautés de MonCollege.essonne.fr pour les établissements concerne l’utilisation de l’ENT sur tablettes : en effet, la solution est multi-support, c’est-à-dire que l’ENT peut être consulté et utilisé aussi bien sur ordinateur que sur tablette ou smartphone.

De plus, la solution est plus adaptée aux besoins des établissements : l’administration de MonCollege.essonne.fr est plus souple et impose moins de contraintes en matière de gestion des comptes, de paramétrage des droits et des règles de communication.

L’interface de Moncollege.essonne.fr V2 ressemble davantage aux sites web actuels (réseau social, système de fil de notifications, ergonomie épurée) et peut s’adapter plus aisément aux pratiques de la communauté éducative. Le développement de nouvelles applications est également favorisé par ces nouvelles bases technologiques : à partir de la rentrée, les collèges découvriront régulièrement des évolutions qui permettront de développer des usages pédagogiques innovants.

Depuis le début du mois de mars, le Conseil départemental propose aux collèges de l’Essonne de nouvelles sessions d’échanges autour de l’ENT : retours sur les nouveaux temps forts du projet.

Animer le réseau des utilisateurs

Pour faire suite aux actions de déploiement de l’ENT dans les collèges, des rendez-vous seront régulièrement proposés aux établissements et se poursuivront à la rentrée prochaine :

• Séminaire des chefs d’établissements : cet événement qui a lieu chaque année depuis le début du projet permet aux personnels de direction d’échanger sur l’ENT, d’assister au témoignage d’invités extérieurs, de partager des retours d’expérience, …

• Clubs utilisateurs : l’objectif de ces clubs est de regrouper les représentants des utilisateurs pour échanger sur les pratiques développées dans les établissements , partager les besoins des utilisateurs et identifier les évolutions qui orienteront la feuille de route de l’ENT
• Sessions de formation : les référents des collèges ont été formés sur la nouvelle version de MonCollege.esssonne.fr aux mois de mai et juin. La DANE poursuit également les stages établissement pour former les équipes enseignantes dans les collèges.
• Accompagnement des établissements : pour accompagner l’arrivée de la version 2 de l’ENT,  les établissements bénéficieront d’une assistance renforcée à la rentrée pour assurer le fonctionnement de MonCollege.essonne.fr

La V2 en avant-première lors du séminaire des chefs d’établissements

Le 30 mars dernier, le Conseil départemental a réuni à la Maison des syndicats d’Evry, l’ensemble des équipes de direction des collèges de l’Essonne pour la 3^e édition du séminaire des chefs d’établissements. L’objectif principal de ce séminaire était de présenter aux établissements la nouvelle version de l’ENT qui sera mise en ligne à la rentrée.

Après une introduction par le Directeur Académique pour le Numérique Educatif, Pascal Cotentin, au sujet du  plan académique de formation et d’accompagnement du numérique dans les établissements scolaires, Didier Ponge, chef de projet ENT au Conseil départemental a fait un bilan de l’année scolaire en présentant les statistiques de fréquentation de MonCollege.essonne.fr : les chiffres montrent une forte augmentation de l’utilisation de l’ENT cette année, avec des usages centrés sur les outils de vie scolaire, le cahier de textes, le stockage et le partage de documents ainsi que le courrier électronique.

A l’issue de ce bilan, une démonstration de la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr est réalisée :

• Description détaillée de la page d’accueil constituée d’un fil de notifications permettant de visualiser très rapidement l’ensemble des nouveaux contenus partagés dans l’ENT
• Présentation des principes généraux de l’interface : navigation dans l’interface, fonctionnalités transverses (éditeur de texte, fonction de partage, bibliothèque multimédia)
• Focus sur certains services : espace documentaire, actualités et messagerie

Cette première présentation de la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr a suscité des remarques favorables : les chefs d’établissement ont constaté que le fonctionnement de la solution était plus intuitif et moins complexe. L’homogénéité des services et la transversalité entre les contenus constituent une plus-value par rapport à la version précédente. L’enjeu est désormais de gagner l’ensemble de la communauté éducative à commencer par les enseignants pour qu’ils s’approprient cette nouvelle interface.

Premiers clubs utilisateurs avec les personnels de direction et les professeurs documentalistes

Le 3 mars et le 20 mai derniers, deux clubs utilisateurs ont été organisés : le premier avec les équipes de direction de 9 établissements au collège Alain Fournier à Orsay, le second avec 8 enseignants documentalistes lors de la journée des professeurs documentalistes à Chamarande.

Lors des deux clubs, les participants étaient invités à partager leurs besoins sur l’ENT : si la mise en place de MonCollege.essonne.fr a permis le développement de pratiques numériques dans certains établissements (amélioration de la communication avec les familles, mise en place de l’appel en classe, ouverture d’une communauté CDI, stockage et partage des documents administratifs dans l’ENT…), les chefs d’établissement et les documentalistes ont néanmoins souligné qu’il restait de fortes attentes sur l’évolution de la solution.

Les principaux retours des utilisateurs concernent l’amélioration de l’ergonomie générale de la solution et le perfectionnement des outils de vie scolaire internes de l’ENT. Les modules de communication et notamment la messagerie ont également fait l’objet d’échanges. Les participants ont listé en séance les besoins spécifiques dans l’ENT : gestion des droits des documentalistes, communication avec les utilisateurs, simplification de la gestion par les administrateurs, fonctionnement des modules de vie scolaire…

La présentation de la nouvelle version a ensuite permis de montrer aux utilisateurs la prise en compte de leurs demandes: amélioration de l’ergonomie et de la navigation, possibilité de communiquer entre établissements en fonction des besoins, homogénéisation du fonctionnement des services (saisie, enregistrement, partage…), intégration des documentalistes au profil enseignants, simplification du partage de documents.

Ces deux premières réunions d’échanges autour de l’ENT ont été particulièrement appréciées par les participants : d’autres clubs seront organisés à la rentrée pour continuer de faire évoluer la solution en fonction des besoins des utilisateurs et surtout partager les retours d’expérience et développer les pratiques dans les établissements. Un dispositif d’assistance renforcée sera également mis en place à la rentrée pour faciliter la transition vers la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr.

Cet article vous présente les opérations que vous devez réaliser pour la rentrée prochaine dans votre ENT, ainsi que les données qui sont transférées pendant la transition d’année scolaire dans la nouvelle version de  MonCollege.essonne.fr.

En quoi consiste la transition d’année scolaire ?

Chaque année, MonCollege.essonne.fr se met à jour durant l’été. La transition d’année scolaire s’effectue en plusieurs étapes clés présentées ci-dessous.

Avant la coupure estivale de l’ENT le 17 juillet 2015, vous êtes invités à réaliser quelques opérations de nettoyage et de suppression de vos fichiers obsolètes sur MonCollege.essonne.fr pour pouvoir démarrer plus facilement la rentrée avec la V2.

Que devez-vous trier dans votre ENT ?

En premier lieu, vous devez supprimer les contenus chargés dans l’espace documentaire que vous ne voulez plus voir apparaître sur MonCollege.essonne.fr à la rentrée.

Pour supprimer des documents, il faut se rendre dans l’univers « Mon ENT » puis cliquer sur le service « Documents ». Il suffit ensuite de sélectionner la case correspondante à chaque fichier. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers simultanément afin d’effectuer une suppression groupée.

Une fois que vous avez sélectionné les dossiers et fichiers que vous voulez supprimer, choisissez « supprimer » dans le menu « éléments sélectionnés » :

En second lieu, un nettoyage dans la messagerie de l’ENT peut s’avérer utile. Pour cela, vous êtes invités à supprimer les messages obsolètes des différents dossiers de votre messagerie.

Une fois dans le service messagerie, cliquez sur le dossier que vous voulez nettoyer et sélectionnez les messages à supprimer (vous pouvez supprimer plusieurs messages à la fois) :

Cliquez ensuite sur supprimer dans le menu situé au-dessus des messages :

Vous devez impérativement vider le dossier « corbeille » de la messagerie afin de ne pas surcharger les transferts vers la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr. Cela permet à chaque utilisateur de gagner en espace de stockage initial à la rentrée prochaine.

Quels contenus allez-vous retrouver dans l’ENT à la rentrée ?

Chaque utilisateur conserve son identifiant et son mot de passe actuel. La plupart des contenus chargés dans les services de l’ENT actuel sont transférés dans la nouvelle version. Attention, les partages associés aux contenus publiés ne sont pas conservés. À la rentrée, il vous faudra donc penser à partager les contenus que vous souhaitez rendre accessibles à d’autres utilisateurs.

Voici la liste des contenus qui sont transférés dans la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr :

• Les types de ressources enregistrés dans l’outil « réservation de ressources » actuel sont conservés et adaptés à la nouvelle version de l’ENT :

• Tous les documents présents dans l’espace documentaire jusqu’au 5 juillet 2015 se retrouvent dans l’espace documentaire.

• Les flux RSS et les signets sont réinjectés dans les nouveaux widgets de la page d’accueil :

• Toutes les données des modules de vie scolaire (notes et absences) sont conservées. L’interface de ces services reste identique.

• Tout blog ou wiki non modifié avant le 20 Août 2014 sera supprimé. Si vous n’effectuez pas de modifications sur les blogs et wiki créés avant cette date, ils ne seront pas conservés.

• Toutes les actualités publiées sont conservées.

• Les messages de la messagerie se retrouvent dans la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr.

Quatre services ne conservent pas les données déjà saisies. Les messages postés dans les forums, les sondages, les agendas ainsi que la configuration de la page d’accueil des communautés ne sont pas transférés dans la nouvelle version de l’ENT. En revanche, vous retrouverez bien les blogs, les wikis et les documents des communautés. Les pages « Mon établissement » sont également supprimées.

Une fois vos opérations de nettoyage réalisées et la transition d’année scolaire effectuée, la nouvelle version de votre ENT sera prête pour son lancement le 24 Août prochain.

La nouvelle version de moncollege.essonne.fr intègre désormais une aide contextuelle. Cet article vous explique comment la consulter.

Accéder à l’aide en ligne :

L’aide est disponible directement dans l’ENT, il s’agit d’une aide contextualisée : en fonction du service dans lequel vous vous trouvez, vous pouvez afficher l’aide correspondant au module. Pour cela, cliquez sur le point d’interrogation dans le bandeau de navigation supérieur :

Par exemple, si vous êtes sur la page d’accueil de l’ENT, lorsque vous cliquez sur le point d’interrogation, l’aide en ligne affichera un guide pas à pas vous décrivant le fonctionnement du fil de nouveautés, des widgets, du bandeau de navigation…

Cette aide en ligne a été créée pour faciliter la navigation et l’utilisation de l’ENT. N’hésitez pas à la consulter lorsque vous rencontrez une difficulté d’utilisation ou si vous souhaitez en savoir plus sur un service. Elle sera mise à jour au fur et à mesure des enrichissements et évolutions de MonCollege.essonne.fr.

Nous vous rappelons par ailleurs que le circuit d’assistance n’a pas changé : lorsque vous rencontrez un problème ou que vous constatez un dysfonctionnement, vous devez contacter le support de niveau 1, la plateforme académique CARIINA (par téléphone ou via le formulaire en ligne).

Le module Assistance qui se trouve dans l’ENT, accessible à partie de la page « Mes applis » n’est pas relié à la plateforme d’assistance académique (il s’agit d’un service permettant aux utilisateurs de remonter leur demande aux référents de l’établissement). Par conséquent, toute demande saisie dans ce module n’est pas transmise à CARIINA : si vous êtes personnel de direction nous vous conseillons d’indiquer et de rappeler aux référents que le guichet unique d’assistance est CARIINA.

• Pour plus d’information sur ce sujet vous pouvez consulter l’article sur la cellule d’assistance.

Comme cela est d’usage sur les espaces personnels disponibles en ligne, vous avez besoin d’un identifiant et d’un mot de passe pour vous connecter à MonCollege.essonne.fr. Lors de votre première connexion, vous devez suivre une procédure d’activation de votre compte précisée ci-dessous.

Votre identifiant est de la forme prénom.nom. Il vous est fourni avec votre code d’activation par le collège : il s’agit d’un mot de passe initial provisoiremot généré automatiquement qui doit être modifié lors de votre 1^ère connexion à l’ENT.

Lorsque vous vous connectez pour la 1^ère fois à MonCollege.essonne.fr, il faut renseigner votre identifiant et votre code d’activation dans les champs correspondants, puis cliquer sur « connexion » :

Vous accédez ensuite à un formulaire d’activation de votre compte :

Voici les informations que vous devez saisir :

-          Votre nouveau mot de passe : il s’agit du mot de passe* de votre choix. Il doit être composé de 8 caractères minimum dont une majuscule, le niveau de sécurité du mot de passe est représenté par la jauge juste en dessous des champs de saisie;

-          Votre adresse email personnelle, pour réinitialiser  votre mot de passe en cas d’oubli ;

Attention, tous les utilisateurs, quel que soit leur profil, doivent donc disposer d’une adresse mail personnelle pour pouvoir activer leur compte.

-           Facultatif : Lors de l’activation de votre compte, vous pouvez également renseigner un numéro de téléphone qui servira au renouvellement de votre mot de passe en cas d’oubli. Un sms sera envoyé au numéro renseigné avec votre nouveau mot de passe. Ce numéro de téléphone sera utilisé uniquement pour le renouvellement de votre mot de passe.

* Nous vous proposons un moyen mnémotechnique de constitution et mémorisation du mot de passe. Par exemple, vous pouvez définir une phrase clé dont vous prendrez les premières lettres des mots :

Par exemple, « mon chien s’appelle Rex » constitue le mot de passe : mcsaR

Pour accéder à l’ENT, vous devez également accepter la charte d’utilisation de l’ENT en cochant la case correspondante. Vous pouvez la lire en cliquant sur le lien « J’accepte les conditions générales d’utilisations ». Cette charte définit les conditions générales d’utilisation de l’ENT pour tous les profils utilisateurs (élèves, enseignants, parents, personnels d’établissements et invités).

Une fois ces éléments renseignés, vous accéderez au contenu de MonCollege.essonne.fr, un message de bienvenue est envoyé dans votre messagerie personnelle dans l’ENT. Après avoir activé votre compte, vous pouvez ensuite modifier votre mot de passe autant de fois que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton « modifier mon mot de passe » dans la rubrique « Mon compte » de la nouvelle version de l’ENT.

Après l’été, il est probable que certains utilisateurs aient oublié ou perdu leur mot de passe de connexion à moncollege.essonne.fr.

L’utilisateur peut renouveler lui-même son mot de passe grâce à la fonction « Besoin d’aide ? » qui figure sur la page de connexion à l’ENT. Une fois une adresse email ou un numéro de téléphone renseigné, un nouveau mot de passe provisoire est adressé à l’utilisateur. Ce mot de passe doit ensuite être personnalisé par l’utilisateur.

Découvrez la nouvelle page d’accueil de l’ENT, l’accès aux services par la page « mes applis », le nouvel éditeur de texte et la fonction de partage :

La nouvelle version de moncollege.essonne… par Essonne-fr

Cet article vous propose un tutoriel pour gérer la publication des actualités de votre établissement. Le service « Actualités » vous permet de diffuser facilement une information en y intégrant différents types de contenus : texte, images, fichiers audio, vidéos, liens externes, etc.

Le fil d’actualités

La création d’actualités nécessite une seule étape préalable : la création et le partage des fils d’actualités. Une fois cela effectué, la publication des actualités se fait simplement grâce à l’outil d’édition et de partage de moncollege.essonne.fr.

Créer un fil d’actualités

Rendez-vous dans le service « Actualités », accessible à partir de la page « Mes applis ». Cliquez sur « gérer les fils » puis sur « Nouveau fil ». Saisissez le titre de votre nouveau fil (1), enregistrez éventuellement une image (2), puis cliquez sur sauvegarder (3).

Votre nouveau fil d’actualités est créé ! Il faut maintenant le partager.

A noter : par défaut, seuls les personnels et les administrateurs sont habilités à créer des fils d’actualités.

Partager le fil d’actualités

Pour que d’autres utilisateurs puissent publier et lire les prochaines actualités de votre fil, il faut le partager avec eux.  Pour cela, sélectionnez le fil grâce au système de case à cocher (1), puis cliquez sur « partager » dans le menu qui apparaît en bas de la page (2).

Dans l’écran de partage qui s’affiche, vous pouvez donner des droits sur les fils d’actualités en cherchant et sélectionnant les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs dans la barre de recherche (3). Cochez ensuite les cases correspondantes aux droits que vous souhaitez leur attribuer (4) :

• Gérer : l’utilisateur peut modifier, partager ou supprimer le fil
• Publier : l’utilisateur peut publier des actualités
• Contribuer : l’utilisateur peut créer des actualités qui vous seront soumises avant publication

Votre fil est maintenant près ! Vous n’aurez plus à y toucher sauf si vous voulez créer de nouveaux fils.

Maintenant que votre nouveau fil d’actualités est bien paramétré vous pouvez créer et publier des actualités dans celui-ci. La création s’effectue en trois étapes simples : édition, publication et partage.

Créer une actualité

Cliquez sur le bouton « Nouvelle actualité » présent sur la page d’accueil du service. Dans l’éditeur qui s’affiche, indiquez le titre de l’actualité (1), le fil auquel l’actualité sera rattachée (2), les dates de publication et d’expiration (3), et le contenu de votre actualité (4).
La case à cocher « Mettre à la une » permet de laisser votre actualité en haut de la liste.

Ajouter un document à une actualité

Lors de l’édition d’une actualité vous pouvez insérer un document dans notre exemple, on cherche à faire un lien direct vers un document listant les nouvelles acquisitions du CDI. Pour cela, vous pouvez faire un lien vers un document stocké dans l’ENT (et partagé avec les utilisateurs à qui l’actualité est également destinée). Il vous faut d’abord sélectionner le texte sur lequel vous voulez faire un lien, puis cliquer sur l’icône de l’éditeur de texte représentant une chaîne (1).

Le menu qui s’affiche alors vous permet de rechercher des contenus dans l’ENT et de créer le lien voulu. Sélectionnez d’abord le type de contenu que vous voulez lier à votre actualité, ici documents (2), tapez le début du nom du document dans la barre de recherche (3), cliquez sur le document voulu (4) et enfin cliquez sur « créer un lien » (5).

Si vous ne trouvez pas le document que vous cherchez, vous pouvez l’importer depuis votre ordinateur en cliquant sur « Parcourir ». Le document s’ajoutera alors automatiquement au dossier « documents ajoutés dans les applis ». Les utilisateurs n’auront plus qu’à cliquer sur ce lien pour télécharger directement le document.

Vous avez ensuite trois actions possibles :

• Annuler pour supprimer votre saisie et revenir à la liste des actualités
• Publier votre actualité
• Enregistrer : votre actualité n’est pas publiée, elle est enregistrée en brouillon et vous pourrez la compléter plus tard.

Attention : après avoir cliqué sur « publier » lors de la création d’une actualité, celle-ci ne sera pas pour autant visible des autres utilisateurs. Pour cela, il vous faudra la partager avec eux.

Partager une actualité

Pour partager une actualité, rendez-vous sur la page d’accueil du service « Actualités », cliquez sur la case à cocher de l’actualité concernée (1) puis sur « Partager » dans le menu qui apparaît en bas de la page (2). Attribuez ensuite les droits de lecture et de commentaires aux personnes que vous souhaitez grâce à l’écran de partage.

Votre actualité est publiée !

Elle est maintenant visible de tous les utilisateurs auxquels elle a été partagée. Les personnes concernées recevront une notification dans leur fil de nouveautés et verront apparaître l’actualité dans le widget Actualités présent sur la page d’accueil de Moncollege.essonne.fr.

Depuis le mois de septembre, la nouvelle version de MonCollege.essonne.fr a fait son entrée dans les établissements du département. Retour en quelques chiffres sur la fréquentation de l’ENT, la résolution des problèmes rencontrés et les évolutions de la solution.

Pour la troisième rentrée de MonCollege.essonne.fr, la fréquentation de l’ENT est en hausse

En septembre, plus de 200 000 visites ont été comptabilisées sur l’ENT. Cela représente près de 50 000 visites supplémentaires par rapport à la rentrée de septembre 2014, soit une augmentation de 30 % des visites.

La fréquentation de l’ENT au mois de septembre a augmenté progressivement pour atteindre un pic de 12 375 visites à la fin du mois (28 septembre). On comptabilise 28 000 visiteurs uniques soit près de 10 000 utilisateurs réguliers supplémentaires par rapport à la rentrée précédente.

Les services les plus utilisés en ce début d’année sont la messagerie, le casier et le module de réservation de ressources. La nouvelle version de la messagerie de l’ENT a en effet rencontré un franc succès auprès des utilisateurs (recherche des destinataires plus simple, groupes classes plus facilement identifiables, ergonomie plus agréable) et de nombreux établissements ont choisi ce service pour communiquer au sein de la communauté éducative.

Anomalies et problèmes corrigés depuis la rentrée

Depuis le début du projet, les établissements contactent la plateforme d’assistance CARIINA pour remonter au support les problèmes constatés dans l’ENT. A la rentrée, plusieurs dysfonctionnements ont été identifiés et ont fait l’objet de correctifs mis en ligne progressivement.

Voici la liste des anomalies corrigées dans l’ENT depuis la rentrée :

• Authentification : les problèmes de réinitialisation des mots de passe ont été résolus
• Outils de vie scolaire intégrés à l’ENT :
  • L’accès a été rétabli pour l’ensemble des utilisateurs début septembre
  • Les problèmes résiduels d’accès de certains enseignants ont été résolus
  • L’édition des avis d’absences a été corrigée
  • La génération du publipostage des courriers (absences, retards) a été corrigée
  • Les comptes en pré-suppression (en général les élèves de 3^e ayant quitté l’établissement à la fin de l’année scolaire) ne sont plus intégrés à l’annuaire fédérateur
  • Le calendrier du module absences a été modifié (inversion de date dans le semainier)
• Actualités :
  • L’accès au paramétrage des anciens fils d’actualités a été rétabli pour les administrateurs locaux de l’établissement
  • Certains fils d’actualités apparaissaient en double lors de l’accès par une notification. Le problème a été corrigé.
• Calendrier de réservation de ressources et de l’agenda :
  • La navigation dans les semaines du calendrier (utilisation des flèches pour changer de semaine) et le passage à une nouvelle année ont été rétablis
  • Les réservations des années précédentes n’apparaissent plus dans le calendrier de l’année en cours
• Blog : dans les blogs en publication immédiate, la publication des brouillons (passage du statut « brouillon » au statut « publié ») ne fonctionnait pas. Le problème a été résolu.
• Connecteurs :
  • Lorsqu’on clique sur le nom de la ressource, le service s’ouvre désormais dans un nouvel onglet
  • Pronote : les problèmes d’accès de certains utilisateurs (enseignants nouvellement nommés, utilisateurs non reconnus dans la base Pronote) ont été résolus.
  • Esidoc : les problèmes d’interconnexion entre esidoc et l’ENT ont été résolus
• Pages :
  • Le droit de créer un site public est maintenant dans un rôle séparé
  • Les sites publics sont  affichés dans un filtre afin de ne plus voir tous les sites publics lors de l’accès au service
  • Il est désormais possible de créer plusieurs sites publics ayant le même nom
  • Le circuit d’édition des propriétés et la navigation ont été améliorés

• Statistiques : un problème de collecte des statistiques pour les comptes activés a été corrigé
• Administration :
  • Le service s’ouvre dans un nouvel onglet
  • L’accès à la console d’administration de l’ENT pour les personnels de direction nouvellement nommés a été rétabli
  • La tolérance dans la détection des doublons a été baissée (trop de doublons étaient détectés lors de la recherche)
  • Le problème d’attribution  du profil « personnel » aux enseignants a été corrigé
  • L’opération d’affectation du rôle d’administrateur local a été optimisée
• Tdbase : l’accès au service pour les personnels a été rétabli
• Favoris :
  • Correction du problème d’affichage des icônes png ou jpeg dans les favoris (par exemple pour l’appli pages)
  • Les favoris sont affichés par ordre d’ajout dans « mes applis favorites »

Quelques fonctionnalités ont également été ajoutées :

• Module de publipostage des comptes : les administrateurs de l’ENT peuvent publiposter les comptes depuis la console d’administration de l’ENT (menu Export dans la rubrique Opérations sur les utilisateurs). Les établissements peuvent ainsi générer un courrier contenant les identifiants et codes d’activation des utilisateurs.

• Export esidoc : les administrateurs locaux peuvent réaliser l’export des comptes de l’ENT pour les élèves et les enseignants. Ces utilisateurs pourront ainsi accéder directement à esidoc depuis l’ENT.

• Import automatique UDT vers ENT : pour les collèges qui utilisent les outils de vie scolaire intégrés et/ou le cahier de textes de l’ENT, l’import de l’emploi du temps UDT peut être réalisé via le module « scolarité de l’ENT ». Le chargement des données dans l’ENT s’effectue de manière quasi simultanée. Un rapport d’import s’affiche une fois le chargement réalisé.

• L’aide en ligne du blog a été modifiée
• Les icônes des ressources externes (Onisep, Un stage pour tous, Musée français de la photographie, Monorientationenligne…) ont été mises à jour
• L’appli agenda a été ajoutée pour les établissements qui utilisent le cahier de textes de l’ENT et les modules de vie scolaire intégrés : ce service permet d’accéder à  l’emploi du temps des classes (issu de la synchronisation UDT ou de l’import des fichiers STS_emp et emp_STS) et pour les enseignants, de compléter les séances du cahier de textes. Attention, le module calendrier est un autre service permettant de créer divers calendriers pour l’établissement.

• Réinitialisation du mot de passe : le champ « identifiant » a été mis en avant dans le formulaire de réinitialisation (le champ est plus visible)

Pendant les vacances de la Toussaint, les travaux d’optimisation de la solution se poursuivent notamment en ce qui concerne les problématiques d’alimentation (gestion des groupes d’enseignement).

Afin de tenir informés tous les utilisateurs, vous pourrez retrouver chaque mois toutes les informations des mises à jour et les nouveautés de la solution ENT dans la rubrique « ENT91 » du site d’accompagnement.

Les établissements ont la possibilité de gérer la réservation de salles et de matériel en passant par l’ENT. Voici quelques clés pour prendre en main le module de réservation de ressources dans sa nouvelle version.

Etape 1 : Créer les types de ressources et les ressources associées

Deux notions sont à distinguer :

• Type de ressources : catégorie de ressources dans laquelle on crée plusieurs ressources (exemple de type de ressources : salles multimédia)
• Ressource : matériel ou objet sur lequel la réservation est faite (exemple : salle 101)

Pour mettre en place le système de réservation des ressources, il est nécessaire d’enregistrer les types de ressources et les ressources disponibles :

• Plusieurs utilisateurs peuvent être gestionnaires des ressources
• Il est possible de mettre en place un circuit de validation sur un type de ressource. Cela signifie que lorsqu’un autre utilisateur fait une demande de réservation, le créneau doit être validé par le ou les valideur(s). Si on choisit l’option sans circuit de validation, la réservation est validée dès l’enregistrement par l’utilisateur.

Les utilisateurs habilités à créer des types de ressources accèdent à l’administration des types de ressources via le bouton de gestion en haut à droite de l’écran.

Dans un premier temps, le gestionnaire doit créer les types de ressources puis définir les droits d’accès au type de ressources :

• Gérer : créer / modifier / supprimer une ressource
• Valider : valider / refuser une réservation
• Réserver : réserver une ou plusieurs ressources / modifier ou supprimer ses réservations
• Accéder : voir le calendrier de réservation de la ressource

L’écran de partage est semblable à tous les services de l’ENT (voir article sur les actualités)

Lorsque les partages sont configurés (et le circuit de validation ajouté si nécessaire), il faut créer les ressources correspondantes.

Les gestionnaires peuvent créer, modifier ou supprimer une ressource et définir ses caractéristiques.

• Type et le nom de la ressource
• Ressource disponible ou non
• Réservations périodiques autorisées ou non
• Délai minimum et maximum de réservation

Le gestionnaire d’un type de ressources n’est pas soumis aux délais minimum et maximum de réservation. Les référents / administrateurs de l’ENT sont automatiquement désignés comme gestionnaire des types de ressources créés.

Une fois que les gestionnaires ont créé les types de ressources et les ressources associées, les utilisateurs habilités vont pouvoir accéder au calendrier de réservation des ressources

Etape 2 : Faire une réservation ponctuelle

L’utilisateur peut faire une demande de réservation périodique ou ponctuelle. Pour créer une nouvelle demande, il faut suivre les étapes suivantes:

• Cliquer sur « Nouvelle réservation » (ou cliquer directement dans le calendrier pour ouvrir l’écran de saisie)
• Choisir la nature de la réservation (ponctuelle ou périodique)
• Choisir le type de ressource
• Sélectionner la ressource

Lorsque l’utilisateur choisit de faire une demande de réservation ponctuelle, il doit renseigner les heures et dates de début et de fin de réservation, renseigner un motif (facultatif) et avant d’enregistrer.

Etape 3 : Faire une réservation périodique

Lorsque l’utilisateur choisit de faire une demande de réservation périodique, il doit renseigner les informations suivantes:

• La date et l’heure du premier créneau horaire
• Le rythme de répétition
• Les jours souhaités
• Le nombre d’occurrences ou une date de fin de périodicité

La réservation s’affiche dans le calendrier une fois qu’elle est enregistrée. Une couleur est attribuée pour chaque type de ressources (ce qui permet de distinguer les différentes réservations sur le calendrier). L’affichage dans le calendrier comporte le nom de la ressource et le nom de la personne qui a effectué la réservation.

L’affichage de la réservation  dans le calendrier peut également apparaître sous forme de liste :

• Cliquer sur   pour afficher la liste
• Le symbole  signifie que la demande n’a pas encore été acceptée ou refusée
• Le symbole   signifie que la réservation est périodique
• Le symbole permet de dérouler la totalité des réservations périodiques pour une ressource

Etape 4 : Valider une demande de réservation

Lorsqu’un circuit de validation est mis en place sur un type de ressources, la réservation doit être validée ou refusée par le valideur :

• Activer le filtre sur les types de ressources dont je suis valideur
• Activer le filtre des demandes en attentes de validation
• Sélection de la demande à valider
• Valider/refuser de la demande

Pour les réservations périodiques, il est possible de :

• Valider plusieurs créneaux en même temps

• Ou de choisir un créneau en particulier

Une fois connectés, les utilisateurs peuvent retrouver les informations détaillées sur le fonctionnement du module de réservation de ressources via le bouton d’aide de l’ENT.

L’ENT permet aux utilisateurs de mettre en commun différents contenus. Ils peuvent notamment partager des documents de trois manières : via l’espace documentaire, via le casier ou en passant par les communautés.

1. Partager des documents dans l’espace documentaire

L’espace documentaire de l’ENT permet de stocker puis partager des documents et des dossiers avec d’autres utilisateurs. Tous les formats de documents peuvent être importés dans l’espace de stockage : il n’y a pas de restriction sur le type de fichier (texte, audio, vidéo, flash…).

Plusieurs types d’affichage sont proposés :

Pour chaque document, l’utilisateur a la possibilité de :

• Ajouter un commentaire
• Partager
• Renommer
• Afficher les versions
• Ajouter une nouvelle version du document
• Déplacer
• Copier
• Supprimer (mettre à la corbeille)

Pour partager un document ou un dossier, il suffit de sélectionner l’élément puis de cliquer sur « Partager »

Les documents et les dossiers peuvent être déplacés de deux manières:

• En faisant un glisser-déposer
• En sélectionnant la case à cocher puis en cliquant sur « Déplacer »

2. Envoyer des documents grâce au casier

Le casier permet de déposer des documents dans le casier d’un autre utilisateur (déposer dans un casier) et de consulter les documents déposés par d’autres utilisateurs (mon casier). L’historique affiche par ordre chronologique les documents envoyés dans le casier d’autres utilisateurs.

A la différence de l’espace documentaire, une fois qu’un document est déposé, il ne peut pas être retiré ou modifié. Dans le cadre d’un rendu de devoir, l’enseignant peut ainsi contrôler l’envoi des documents dans son casier (horodatage).

Le casier peut notamment être utilisé pour le rendu de devoirs par les élèves à un enseignant

Pour déposer un document dans un casier :

• Cliquer sur « Déposer dans un casier »
• Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquer sur « Parcourir » et choisir le document.
• Rechercher les destinataires ou les groupes dans la barre de rechercher et cliquer sur le nom (il suffit de resélectionner le nom pour le supprimer de la liste des destinataires) puis cliquer sur « Envoyer »

Il est possible de déplacer dans son espace documentaire un document qui a été déposé dans son casier.

• Sélectionner le document en cliquant sur la case à cocher
• Cliquer sur « Copier dans mes documents »
• Sélectionner le dossier dans lequel copier le document
• Cliquer sur « Copier »

Par défaut, les documents du casier sont affichés sous la forme de vignettes. Il est possible de faire apparaître les informations détaillées en sélectionnant le format liste.

3. Créer un espace de partage documentaire collaboratif grâce aux communautés

Dans l’espace documentaire, lorsqu’on donne accès à un dossier à d’autres utilisateurs, ces derniers n’ont pas la possibilité d’ajouter de nouveaux documents. Pour l’instant, l’espace documentaire de l’ENT permet uniquement de donner accès à des documents, que l’on peut consulter et télécharger. Pour gérer la collaboration dans l’ENT, les utilisateurs habilités (personnels et enseignants) doivent activer le service « Documents » lors de la création d’une communauté.

Les membres contributeurs de la communauté ont ensuite la possibilité d’ajouter des documents dans l’espace prévu.

En cliquant sur « Ajouter un fichier », l’utilisateur peut soit :

• Parcourir son espace personnel et charger un document déjà présent dans l’ENT (espace documentaire personnel, documents partagés ou documents ajoutés dans un autre module de l’ENT)
• Charger un document depuis son ordinateur

L’aide en ligne disponible dans l’ENT détaille le fonctionnement de l’espace documentaire, du casier et des communautés (voir article sur l’aide en ligne).

Anomalies et problèmes corrigés depuis la rentrée

Depuis le début du projet, les établissements contactent la plateforme d’assistance CARIINA pour remonter au support les problèmes constatés dans l’ENT. A la rentrée, plusieurs dysfonctionnements ont été identifiés et ont fait l’objet de correctifs mis en ligne progressivement.

Voici la liste des anomalies corrigées dans l’ENT depuis la rentrée :

• Authentification : les problèmes de réinitialisation des mots de passe ont été résolus
• Outils de vie scolaire intégrés à l’ENT :
  • L’accès a été rétabli pour l’ensemble des utilisateurs début septembre
  • Les problèmes résiduels d’accès de certains enseignants ont été résolus
  • L’édition des avis d’absences a été corrigée
  • La génération du publipostage des courriers (absences, retards) a été corrigée
  • Les comptes en pré-suppression (en général les élèves de 3^e ayant quitté l’établissement à la fin de l’année scolaire) ne sont plus intégrés à l’annuaire fédérateur
  • Le calendrier du module absences a été modifié (inversion de date dans le semainier)
• Actualités :
  • L’accès au paramétrage des anciens fils d’actualités a été rétabli pour les administrateurs locaux de l’établissement
  • Certains fils d’actualités apparaissaient en double lors de l’accès par une notification. Le problème a été corrigé.
• Calendrier de réservation de ressources et de l’agenda :
  • La navigation dans les semaines du calendrier (utilisation des flèches pour changer de semaine) et le passage à une nouvelle année ont été rétablis
  • Les réservations des années précédentes n’apparaissent plus dans le calendrier de l’année en cours
• Blog : dans les blogs en publication immédiate, la publication des brouillons (passage du statut « brouillon » au statut « publié ») ne fonctionnait pas. Le problème a été résolu.

• Connecteurs :
  • Lorsqu’on clique sur le nom de la ressource, le service s’ouvre désormais dans un nouvel onglet
  • Pronote : les problèmes d’accès de certains utilisateurs (enseignants nouvellement nommés, utilisateurs non reconnus dans la base Pronote) ont été résolus.
  • Esidoc : les problèmes d’interconnexion entre esidoc et l’ENT ont été résolus
• Pages :
  • Le droit de créer un site public est maintenant dans un rôle séparé
  • Les sites publics sont  affichés dans un filtre afin de ne plus voir tous les sites publics lors de l’accès au service
  • Il est désormais possible de créer plusieurs sites publics ayant le même nom
  • Le circuit d’édition des propriétés et la navigation ont été améliorés

• Statistiques : un problème de collecte des statistiques pour les comptes activés a été corrigé
• Administration :
  • Le service s’ouvre dans un nouvel onglet
  • L’accès à la console d’administration de l’ENT pour les personnels de direction nouvellement nommés a été rétabli
  • La tolérance dans la détection des doublons a été baissée (trop de doublons étaient détectés lors de la recherche)
  • Le problème d’attribution  du profil « personnel » aux enseignants a été corrigé
  • L’opération d’affectation du rôle d’administrateur local a été optimisée
• Tdbase : l’accès au service pour les personnels a été rétabli
• Favoris :
  • Correction du problème d’affichage des icônes png ou jpeg dans les favoris (par exemple pour l’appli pages)
  • Les favoris sont affichés par ordre d’ajout dans « mes applis favorites »

Quelques fonctionnalités ont également été ajoutées :

• Module de publipostage des comptes : les administrateurs de l’ENT peuvent publiposter les comptes depuis la console d’administration de l’ENT (menu Export dans la rubrique Opérations sur les utilisateurs). Les établissements peuvent ainsi générer un courrier contenant les identifiants et codes d’activation des utilisateurs.

• Export esidoc : les administrateurs locaux peuvent réaliser l’export des comptes de l’ENT pour les élèves et les enseignants. Ces utilisateurs pourront ainsi accéder directement à esidoc depuis l’ENT.

• Import automatique UDT vers ENT : pour les collèges qui utilisent les outils de vie scolaire intégrés et/ou le cahier de textes de l’ENT, l’import de l’emploi du temps UDT peut être réalisé via le module « scolarité de l’ENT ». Le chargement des données dans l’ENT s’effectue de manière quasi simultanée. Un rapport d’import s’affiche une fois le chargement réalisé.

• L’aide en ligne du blog a été modifiée
• Les icônes des ressources externes (Onisep, Un stage pour tous, Musée français de la photographie, Monorientationenligne…) ont été mises à jour
• L’appli agenda a été ajoutée pour les établissements qui utilisent le cahier de textes de l’ENT et les modules de vie scolaire intégrés : ce service permet d’accéder à  l’emploi du temps des classes (issu de la synchronisation UDT ou de l’import des fichiers STS_emp et emp_STS) et pour les enseignants, de compléter les séances du cahier de textes. Attention, le module calendrier est un autre service permettant de créer divers calendriers pour l’établissement.

• Réinitialisation du mot de passe : le champ « identifiant » a été mis en avant dans le formulaire de réinitialisation (le champ est plus visible)

Anomalies et problèmes corrigés

Voici la liste des corrections d’anomalies et évolutions de MonCollege.essonne.fr (montée de version du 2 décembre 2015) :

• Connecteurs
  • CNS
  • KNE
  • Folios : en cours de validation avec les collèges ayant expérimenté le module

• Réservation de ressources
  • Amélioration des performances du service
  • Correction de l’affichage des réservations mal proportionnées sur le planning
• Messagerie
  • Résolution de la perte de droits aléatoire sur la messagerie (les utilisateurs ne trouvaient plus les destinataires dans la recherche)

• Espace documentaire
  • Optimisation de l’espace documentaire pour les supports mobiles
  • Modification de la présentation des sous dossiers

• Communautés
  • Possibilité de créer des dossiers dans l’espace documentaire des communautés

• Export : correction de l’erreur 404
• Actualités
  • Les actualités expirées ne sont plus visibles sur la page d’accueil du service pour les lecteurs
  • Amélioration des performances du service
• Administration
  • Blocage du bouton « importer » après import CSV
  • Correction du problème de réinitialisation des comptes depuis la console pour les ADML
  • Affichage de la liste des utilisateurs par ordre alphabétique dans les opérations sur les groupes
  • Correction de l’affichage du menu déroulant du publipostage sous Internet Explorer 6453
  • Les comptes AAF actifs ne sont plus repris lors d’un import CSV

• Connexion
  • Correction des erreurs 404 en console lors de la connexion
  • Correction des erreurs 503 à la connexion pour certains utilisateurs
• Alimentation : correction du problème de suppression des groupes d’enseignement lors de fichiers manquant dans les sources AAF
• Affichage : correction du problème de lenteur lors du changement de thèmes

• Transverse : résolution du problème de copier / coller en mode HTML (forum, blogs, actualités, …)

Depuis début février, les utilisateurs de l’ENT des collèges ont vu apparaître des changements sur le portail ! La version 0.15 qui a été mise en service apporte son lot de nouveautés et de corrections.

Voici les principales améliorations de cette version :

• L’éditeur de texte transverse permet maintenant de gérer plus facilement les contenus encapsulés (embed), de visualiser et de travailler sur le code HTML et de disposer d’une palette de couleur étendue pour les textes à surligner. Les insertions de tableau et de cellules supplémentaires ont été améliorées ainsi que la gestion des images (déplacement, redimensionnement)
• Pour les administrateurs locaux (référents ENT) la console d’administration permet maintenant de gérer directement la création et le paramétrage des connecteurs et des liens, ainsi que le paramétrage des widgets affichés sur le fil de nouveautés des utilisateurs. Il est également possible par le menu « droits d’accès » d’attribuer les droits d’affichage des widgets aux différents utilisateurs.
• Connecteurs : Deux nouveaux connecteurs sont disponibles : CNS et ProEps.
• Une appli sondage permet aux utilisateurs habilités de soumettre une question à laquelle les personnes sélectionnées répondront en choisissant dans une liste proposée.
• Plusieurs problèmes connus ont été également corrigés, nous vous invitons à en découvrir les détails dans la note de version jointe à cet article.

D’autres versions sont prévues avant l’été  avec leurs lots de nouveautés et de correctifs. Des articles seront publiés pour informer les utilisateurs de ces évolutions.

Pour consulter la note de version, cliquez ici

Bonne navigation sur MonCollege.essonne.fr